توجيهات رسمية مشددة لـشيوخ المعاهد الأزهرية بجميع المراحل التعليمية . مستند
في إطار سعي الأزهر الشريف نحو ترشيد الإنفاق الحكومي والحفاظ على المال العام، وبناءً على مذكرات الإدارة المركزية للمراجعة الداخلية والحوكمة، صدرت توجيهات رسمية مشددة موجهة إلى رؤساء الإدارات المركزية لجميع المناطق الأزهرية بخصوص “الطوابع البريدية” المتوفرة في المعاهد.
خلفية القرار
جاء هذا القرار استناداً إلى كتاب هيئة مكتب الأمين العام للمجلس الأعلى للأزهـر، وبناءً على ملاحظات الجهاز المركزي للمحاسبات التي رصدت وجود أرصدة من الطوابع البريدية زائدة عن الحاجة في معظم المعاهد الأزهرية. ويهدف هذا الإجراء إلى الاستفادة من هذه الأرصدة بدلاً من شراء طوابع جديدة، تحقيقاً لسياسة ترشيد الاستهلاك.
أولاً: إجراءات حصر وتداول الطوابع البريدية
وجهت الإدارة المركزية باتخاذ الإجراءات الآتية فوراً لضمان الحفاظ على المال العام:
- تشكيل لجان فحص: يتم تشكيل لجنة بكل معهد أزهري برئاسة (شيخ المعهد) وعضوية كل من (وكيل المعهد، مسئول شئون الطلاب، ومسئول التوريدات). تتولى هذه اللجنة حصر كافة الطوابع البريدية الموجودة بملفات الطلاب أو في حوزة مسئول شئون الطلاب.
- إثبات العهدة: تقوم اللجنة بإضافة كافة الطوابع التي يتم حصرها -كل فئة على حدة- بدفاتر العهدة بالمعهد (دفتر 1 مخازن، ودفتر 3 مخازن)، ثم يتم تسليمها لمسئول شئون الطلاب المختص بإرسال إنذارات الطلاب.
- تنظيم الاستهلاك: يقوم مسئول شئون الطلاب باستنزال ما يتم استهلاكه من هذه الطوابع وفق الإجراءات المخزنية المنصوص عليها بلائحة المخازن.
- الرقابة والجرد: يلتزم شيخ المعهد بمتابعة الطوابع المستهلكة شهرياً، مع إجراء جرد سنوي لعهدة الطوابع لدى مسئول شئون الطلاب.
ثانياً: الضوابط المالية والتعاقدات
شدد المستند على ضرورة الالتزام بالتوصيات التالية:
- الالتزام بآلية تحصيل وصرف مبلغ (42 جنيهاً) الرسوم الإدارية للمكاتبات البريدية المدرجة بمذكرة 12/11/2023 والمعتمدة من السيد الأمين العام للمجلس الأعلى للأزهر.
- الأولوية القصوى: ضرورة استهلاك رصيد الطوابع القديمة الموجودة لدى المعاهد أولاً.
- التصرف عند نفاد الرصيد: بعد نفاد رصيد الطوابع بالكامل، يتم اللجوء لعمل “سلفة مؤقتة” لإرسال المكاتبات البريدية (بعد إحضار ما يفيد انتهاء الرصيد).
- تفعيل التعاقدات الآجلة: تفعيل خدمة التعاقدات الآجلة التي توفرها “هيئة البريد المصري” لضمان سهولة الخدمة وتخفيض بند الخدمات البريدية.
التوقيعات والاعتماد
أكدت الإدارة أن الموضوع “هام وعاجل جداً”، وقد تم تذييل المستند بتوقيعات كل من:
